تعرف على أهم الخطوات لبدء مكتبك الأول لإدارة أعمالك

سيأخذك هذا الدليل خلال عملية بدء مكتبك الخاص ويساعدك على اتخاذ القرارات الصحيحة الحاسمة لنجاحك.

إعداد الميزانية لنفقات المكتب

إن أهم مهمة ستضمن نجاح هذا المشروع هي تجميع ميزانية تغطي جميع التكاليف لإنشاء مكتبك. ما لم يكن لديك عرض غير محدود من المال ، فإن الموارد المالية اللازمة لتأثيث مساحتك وشراء كل ما تحتاجه ستكون أكثر مواردك محدودية. 

إن معرفة ما يمكنك وما لا يمكنك تحمله أمر بالغ الأهمية ، لذا فأنت بحاجة إلى ضمان ما هو مطلوب لإعداد مكتب دون إرهاق نفسك. ستأتي أشياء مثل المواقع بالطبع في هذا ولكن عليك أولاً معرفة مقدار ما يجب عليك اللعب به قبل أن تتمكن من اتخاذ هذا القرار. تحتاج إلى تضمين أشياء مثل الإيجار والفواتير وكذلك النفقات على سبيل المثال لا الحصر ، لذا ابدأ بكتابة جدول بيانات مفصل لجميع النفقات المحتملة بما في ذلك أجور الموظفين.
سيساعدك جدول البيانات البسيط الذي يفصل كل قسم من الأقسام المدرجة أدناه في حساب التكلفة الإجمالية لبدء مكتبك. إذا كان المال شحيحًا وكان الائتمان يمثل مشكلة ، فيمكنك تنفيذ أفكار لتوفير المال مثل تأجير أثاث المكاتب.

هل أحتاج إلى مكتب أم يمكنني العمل من المنزل؟
يمكن أن توفر لك إدارة مكتبك من المنزل الكثير من المال ، ولكن هناك سبعة أسئلة تحتاج إلى الإجابة عليها قبل اتخاذ هذا القرار. فكر في كل واحدة بعناية وتأثيرها على عملك وعلى الأشخاص الآخرين في منزلك. قد تتأثر ضرائبك ، وقد لا تتبنى أسرتك فكرة الاضطرار إلى التحرك على رؤوس أصابعك أثناء "العمل" في منزلك. انزل على قدمك الصحيحة وسيكون النجاح لك. ابدأ بالخطأ وسوف تكافح من خلال المهام المتبقية.

شراء أو تأجير مكتبك

إذا كان العمل من المنزل غير منطقي بالنسبة لك ولعملك ولعائلتك ، فقد حان الوقت لإيجاد مساحة مكتبية خارج منزلك. يمكن أن تكون العقارات التجارية منطقة غير مألوفة ، ولكن المهمة مهمة ، ويمكنك العمل مع الوسطاء التجاريين لإيجاد مساحة مناسبة. سيساعد تحديد المقدار المناسب من مساحة المكتب في الموقع الصحيح العمل على المدى الطويل.
إذا كنت على وشك شراء مساحتك الجديدة ، فستحتاج إلى العثور على مكان يناسب ميزانيتك ولخدماتك ومنتجاتك. إن معرفة مقدار المساحة التي تحتاجها ، والمرتبطة مع المدة التي ترغب في البقاء فيها في المبنى أمر بالغ الأهمية. إذا كنت مشتريًا لأول مرة ، فمن الضروري أن تتحدث مع وكلاء العقارات التجارية مسبقًا لأن لديهم الخبرة لإبلاغك بشكل صحيح بما تحتاج إلى القيام به وكذلك ما ستحتاج إليه. هناك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي يجب أن ترافقها للحصول على مكان ، لذلك أنت بحاجة إلى المتخصصين للمساعدة في ضمان حصولك على الأشياء بشكل صحيح واتباعك للإجراء الصحيح.

موقع مكتبك

أنت تعلم الآن أنك تريد مساحة مكتبية ونوع المكتب الذي تبحث عنه ، ولكن أين تريد أن يكون؟ قد تضطر إلى تقديم بعض التنازلات هنا ، مع الأخذ في الاعتبار أنك من المحتمل أن تتنافس مع أصحاب العمل الآخرين في المنطقة. الوضع المثالي هو العثور على موقع مركزي يسهل الانتقال إليه.
يجدر أيضًا التفكير في التمركز بالقرب من مجموعة من العمالة الماهرة إذا كان عملك يتطلب ذلك. عندما يتعلق الأمر بتحديد حجم المكتب ، فأنت بحاجة حقًا إلى تحديد مقدار ما تتوقع نمو القوى العاملة والمساحة الإضافية المطلوبة. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل بعقد إيجار قصير الأجل ، فمن المنطقي أن تجد مساحة تناسب قوة العمل الحالية لديك مع بضع محطات عمل أخرى. يمكنك دائمًا نقل المكتب في غضون مهلة قصيرة إذا كنت بحاجة فعلاً إلى ذلك ، ولكن فقط تحقق مع فريق إدارة الممتلكات التجارية أولاً لمعرفة ما إذا كان ذلك ممكنًا ضمن شروط عقدك.

الحصول على الأثاث الضروري فقط

بغض النظر عما إذا كنت ستعمل في المنزل أو في مكتب خارج منزلك ، سوف تحتاج إلى أثاث مكتبي. ستكون بعض القطع باهظة الثمن ، خاصةً إذا كنت تريد قطعًا عالية الجودة تبدو رائعة عندما يزورك العملاء. قد يكون بعض الأثاث غير مكلف ، ويمكنك دائمًا البحث عن صفقات رائعة على أثاث مكتبي مستعمل بلطف. ستكون بعض العناصر ضرورية ، مثل مكتبك ، والأثاث الآخر سيكون رفاهية لطيفة.
هنا حيث يجب أن تكون حكيماً. احصل على ما يكفي لجعل مكتبك يبدو مريحاً ولكن لا تبالغ في الإنفاق على الأشياء التي لا تحتاجها. هذا ينطبق على المعدات أيضا. ستندهش من مقدار تكاليف المعدات المكتبية ، وأشياء مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف وحتى أشياء مثل ثلاجة المطبخ يمكن أن تكلفك آلاف الجنيهات. احصل على ما تحتاجه للقيام بالمهمة ، ثم فكر في إنفاق الأموال بعد أن تكسب المزيد من المال.

الحصول على المعدات المكتبية الأساسية

بالإضافة إلى الأثاث ، سيحتاج مكتبك إلى مجموعة متنوعة من المعدات المكتبية. في هذه المرحلة من المشروع ، يمكن أن تنفجر ميزانيتك حقًا. فيما يلي قائمة بالمعدات المكتبية ونصائح توفير المال التي ستساعدك على البقاء في حدود ميزانيتك من خلال الحصول فقط على المعدات المكتبية الضرورية حقًا. ضع في اعتبارك أيضًا أنه يمكنك استئجار أنواع معينة من المعدات المكتبية ، مثل آلات التصوير كبيرة الحجم ، لتوفير المال.

اشتري فقط اللوازم المكتبية الأساسية

أخيرًا وليس آخرًا ، اللوازم المكتبية. من المرجح أن يكون هذا هو أصغر بند في ميزانية بدء مكتبك ، لكن لا يمكن إغفاله. اللوازم المكتبية ليست باهظة الثمن ولكن يجب احتساب قيمتها لتجنب إنفاق أموال أكثر مما لديك. لا تقضي الكثير من الوقت في هذه المهمة ، ولكن في نفس الوقت تأكد من عدم نسيانها. ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كنت بحاجة إلى أي إمدادات خاصة ، بالنظر إلى مجال عملك ، واطلب فقط ما تحتاجه للشهر أو الشهرين المقبلين. يتم تسليم اللوازم المكتبية بسرعة ، لذلك لا داعي لتخزين ما يكفي لشهور من الإمدادات عندما يمكنك استخدام أموالك لعناصر أخرى متعلقة بالمكتب.