المعدات المكتبية الأساسية لبدء الأعمال التجارية

تعريف المعدات المكتبية واضح ومباشر، إنه مصطلح شامل للآلات والإمدادات وغيرها من الأدوات التي يمكن العثور عليها في المكتب. وهذا يشمل كل شيء ، من الإلكترونيات المختلفة إلى المماسح ودبابيس الورق. على مر العصور ، تغير مظهر ومحتويات المكتب العادي بشكل كبير. ما كان يعتبر في يوم من الأيام من المعدات الحديثة أصبح قديمًا في عالم اليوم الحديث. ومع ذلك ، لسنا هنا لنتحدث عن الماضي. نريد أن نتحدث عن أنواع مختلفة من المعدات المكتبية واستخداماتها في المكتب المعاصر.

المعدات والمستلزمات المكتبية لبدء الأعمال التجارية

سيتطلب بدء عمل أو مكتب أثاث مكتبي ومعدات مكتبية. من المرجح أن يكون شراء المعدات المكتبية ، مثل أجهزة الكمبيوتر والبرامج والطابعات وأجهزة الفاكس ومعدات الشبكة ، ثاني أكبر نفقات بدء التشغيل. إذا كنت تخطط بعناية ، فستتمكن من التحكم في نفقات المعدات المكتبية الخاصة بك عن طريق شراء المعدات الأساسية التي تحتاجها فقط. فيما يلي قائمة بمعدات المكتب الأساسية التي قد تحتاجها في مكتبك.

نظام هاتف الأعمال

ربما تكون الوسيلة الأساسية التي ستستخدمها للتواصل مع العملاء والموردين هي الهاتف. سيساعدك فهم الخدمات والميزات والخيارات المتاحة في شراء نظام الهاتف ذي الحجم المناسب بالسعر المناسب لعملك.

على الرغم من أن الإنترنت يقلل ببطء من الحاجة إلى الهواتف في المكاتب ، إلا أنها لا تزال ضرورية للتشغيل السليم للشركة. لا يتمتع كل شخص بالشكل الكتابي للتواصل ، ولا يتمتع جميع الأشخاص بإمكانية الوصول إلى الإنترنت. لذلك ، إذا كنت تريد أن يكون مكتبك قابلاً للوصول ، فأنت بحاجة ماسة إلى أن يكون لديك هاتف. بصرف النظر عن إجراء واستقبال المكالمات ، فإن هواتف المكتب الحديثة لها العديد من الوظائف المفيدة الأخرى. على سبيل المثال ، إذا كان لديك الكثير من العملاء ولكن لديك عدد قليل من الموظفين ، فيمكنك وضع المتصلين لديك قيد الانتظار أو مطالبتهم بترك رسالة على جهاز الرد الآلي. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل بعض الهواتف أيضًا كآلات فاكس ، مما يسمح بإرسال واستقبال المستندات والملفات غير الرقمية.

أجهزة الكمبيوتر والبرمجيات

المعلومات هي شريان الحياة لأي منظمة ناجحة اليوم. المفتاح للاستفادة من المعلومات لصالحك هو شراء واستخدام أجهزة الكمبيوتر والبرامج المناسبة لعملك. يعد الكمبيوتر الآن ضروريًا أيضًا للاتصال التجاري بفضل البريد الإلكتروني.
ستحتاج أيضًا إلى استكشاف أنظمة النسخ الاحتياطي لبيانات عملك. تتوفر الآن العديد من الخدمات عبر الإنترنت والتي ستوفر عليك الاستثمار في معدات نسخ احتياطي آمنة وموثوقة في الموقع لمكتبك.

شبكة الكمبيوتر والاتصال بالإنترنت

إذا كانت المعلومات هي شريان الحياة للأعمال التجارية ، فإن شبكات الكمبيوتر هي الأوردة والشرايين التي تنقل هذه المعلومات عبر جميع أجزاء عملك. لهذا ، ستحتاج إلى كبلات Ethernet وجهاز توجيه ومفاتيح ، خاصة إذا كنت تقوم بإعداد شبكة أكبر ستدعم العديد من الموظفين. ستحتاج إلى مودم لتوصيل شبكتك بالعالم الخارجي ، ومع هذا المودم ، ستحتاج إلى خدمة الإنترنت من مزود.

طابعة متعددة الوظائف

يتم تنظيم المعلومات والتلاعب بها ونقلها إلكترونيًا ولكن الناس لا يزالون يحبون الورق. إذا كانت إلكترونية فنحن نريد طباعتها. إذا تمت طباعته ، فنحن نريد مسحه ضوئيًا. إذا كان في مكان آخر ، فنحن نريد إرساله بالفاكس. يمكن أن يوفر لك شراء آلة واحدة للقيام بكل ذلك الوقت والمال.
في بعض الأحيان ، لا يكفي امتلاك نسخة رقمية من الملف. تتطلب بعض المستندات توقيعات مادية ، لذلك يجب طباعتها. أيضًا ، أجهزة تخزين البيانات الرقمية ليست موثوقة بنسبة 100٪. هذا هو السبب في أن كل مكتب ، مهما كان صغيراً ، يحتاج إلى طابعة. وظيفة الطابعة واضحة جدًا: فهي تطبع الأشياء. اعتمادًا على النموذج ، يمكنه طباعة أي شيء ، من الصور الصغيرة إلى الملصقات الكبيرة. الطابعة هي آلة مفيدة للغاية تجعل العمل في المكتب أسهل بكثير ، حيث يمكنها طباعة العديد من النسخ طالما كان هناك ورق. بالنسبة لأولئك الذين يحبون أن يكونوا خياليين ومستقبليين ، هناك أيضًا طابعات ثلاثية الأبعاد تحول أي صورة رقمية ثلاثية الأبعاد إلى كائن مادي ملموس. قد تتطلب بعض المكاتب طابعات ثلاثية الأبعاد إذا كانت تعمل مع النمذجة أو التصميم ، على سبيل المثال ، شركات الهندسة المعمارية.

هاتف ذكي

"الوقت هو المال" كما يقولون ، والتواصل الفعال والوقت سيكسبك المال أو يوفر لك المال. إن الحفاظ على تنظيم نفسك وفي الوقت المحدد ليس له تأثير اقتصادي فحسب ، بل سيساعدك أيضًا على إدارة الضغوط في حياتك. يمكن أن يوفر الوصول إلى البريد الإلكتروني الخاص بمكتبك من خلال هاتفك الذكي ميزة وراحة هائلة . بالطبع ، يأتي هذا مع الجانب السلبي الذي قد تشعر وكأنك لا تغادر مكتبك أبدًا ، الأمر الذي يمكن أن يصبح مشكلة بالنسبة لتوازنك بين العمل والحياة.

آلة تقطيع الورق

بنفس السرعة التي ننتج بها الورق ، يجب أن نتلفه. عملك مسؤول عن المعلومات التي يمتلكها. قد تكون المعلومات الشخصية للموظف ، أو قائمة العملاء ، أو المعلومات الحساسة للعميل ، أو مذكرة سرية. المعلومات التي تكون مسؤولاً عنها والتي تقع في الأيدي الخطأ يمكن أن تكون مدمرة لشركتك وعملائك.
لهذا السبب تحتاج معظم المكاتب إلى آلات تمزيق الورق. تتوفر في جميع الأحجام: بعضها صغير مثل علب الأحذية ، والبعض الآخر بحجم الخزانات. يجب أن يعتمد حجم آلة التقطيع على حجم الشركة وكمية المستندات التي قد تحتاج إلى إتلافها.

المعدات البريدية

المستندات وعينات المنتجات والكتالوجات والبيانات هي مجرد أمثلة قليلة للعناصر التي قد يتم شحنها خارج شركتك. يمكن أن توفر معدات البريد المناسبة ، مثل الموازين وبرامج البريد ، وقتًا ومالًا ثمينين لشركتك.

الأدوات الكتابية

جميع الآلات التي ذكرناها رائعة وكلها ، لكن معظمها لا يمكن أن يعمل بدون شيء بسيط مثل الورق. لذلك ، فإن أحد أهم الأشياء في هذه القائمة هو الأدوات الكتابية. بصرف النظر عن الورق ، يشمل هذا أيضًا الأقلام والدبابيس ومشابك الورق والملاحظات اللاصقة وأشياء أخرى. للأدوات الكتابية العديد من الوظائف ، من حفظ الأشياء معًا مثل شريط سكوتش أو مشابك ورقية أو دبابيس، إلى وضع الملصقات والعمل كتذكير، ملاحظات لاصقة وأقلام تحديد وأقلام عادية.