-->

دليل التجهيزات والمهمات المكتبية

دليل التجهيزات والمهمات المكتبية

يشمل دليل التجهيزات والمهمات المكتبية جميع مجالات العمل والأنشطة الخاصة بتجهيزات المكاتب من أجهزة وأثاث ومعدات ومستلزمات ، وفيما يلى توضيح لأهم الأنشطة التى تدخل ضمن هذا التصنيف..
  • الأثاث المكتبى والديكورات المكتبية.
  • أجهزة الكمبيوتر واللاب توب.
  • جميع مستلزمات ومكونات أجهزة الكمبيوتر ومستلزمات الشبكات.
  • الأدوات الكتابية والمكتبية.
  • تكنولوجيا الإتصالات والمعلومات (خدمات الإنترنت - البيانات - الإتصالات ..........)
  • البرمجيات.
  • طابعات الكمبيوتر ومستلزماتها من قطع غيار وأحبار.
  • أجهزة الفاكس والسنترالات.
  • اللوازم المكتبية (ماكينات عد النقدية - آلات فرم المستندات - ساعات الحضور والإنصراف ...........)
  • الدوائر التليفزيونية المغلقة (كاميرات المراقبة - أجهزة العرض - ...........)
  • ماكينات تصوير المستندات ومستلزماتها من أحبار وورق وخلافه.
  • الأجهزة العلمية والمعملية ومستلزماتها.
  • مراكز صيانة وإصلاح الكمبيوتر.
  • مراكز صيانة ماكينات التصوير والمعدات المكتبية.

يتطلب بدء العمل أكثر من مجرد فكرة رائعة. غالباً ما نميل إلى تقويض المكونات المادية لبدء مكتب أو نشاط تجاري.
معدات المكاتب هي ما يجعل عملياتك اليومية تعمل بسلاسة. يمكن أن يوفر الاستثمار في معدات المكتب المناسبة الكثير من الوقت والمال والجهد. حيث أنها تساعد في تنظيم المهام اليومية وفي التشغيل الفعال للعمليات التجارية.
وتشمل اللوازم المكتبية الأساسية الأثاث ، وأنظمة الهاتف ، والأدوات الكتابية ، وآلات التصوير ، وأجهزة تقطيع الورق ، وما إلى ذلك.

ما هي معدات المكاتب؟

معدات المكاتب ليست سوى الأشياء التي يتم شراؤها من قبل الشركة ، والتي تساعد في إجراء المهام أو المكاتب ذات الصلة. هم بمثابة رصيداً طويل الأمد للشركة.
إن إنشاء شركة ليس بالأمر السهل ، على الرغم من أن المال يلعب دوراً حاسماً في ذلك ، قد تحتاج إلى إدارة بعض الأشياء الأساسية مثل المكان ، المعدات ، التوظيف إلخ. هنا سنركز على بعض العناصر الهامة الضرورية لإعداد مكتب فعال.
إنشاء مكتب يكون أمراً صعباً فى حالتين ، إما أنك غير قادر على تحديد المعدات التي تحتاجها ، أو لديك فكرة واضحة عن ما تحتاجه ، ولكن التفكير في تلبية جميع الاحتياجات يبدو صعباً.
لكن ، لماذا تعد التجهيزات المكتبية ضرورية؟ هنا قمنا بشرح الضرورة ، بعرض قائمة المعدات المكتبية وأهميتها.

قائمة المعدات المكتبية الأساسية

فيما يلي بعض العناصر التي تحتاجها لإعداد مكتب فعال:
  • مكتب وكرسى
  • انترنت عالى السرعة
  • البرمجيات
  • الهاتف
  • الكمبيوتر
  • راوتر
  • موفر الطاقة غير المنقطعة (UPS)
  • محرك النسخ الاحتياطي أو الخادم
  • حافظة الملفات
  • جهاز تمزيق الورق
  • طابعة مكتبية أو جهاز متعدد الأغراض
  • طفاية الحريق
  • خزينة

قد يكون هناك قائمة إضافية من المعدات المكتبية التي قد تحتاجها ، اعتماداً على مكان عملك أو العملاء أو الأشخاص الذين تخدمهم. في الوقت الحالي ، يمكن أن تساعدك قائمة العناصر أعلاه على ترتيب كل شيء بترتيب تسلسلي.

قائمة اللوازم المكتبية:

قبل الانتقال ، علينا أن نفهم شيئاً واحداً واضحاً للغاية أن هناك اختلافاً بين المعدات المكتبية واللوازم المكتبية.

المعدات المكتبية واللوازم المكتبية:
المعدات المكتبية هي الأصول التي يتم شراؤها من قبل المنظمة ، والتي يتم استخدامها أثناء العمل في الشركة. المعدات هنا تعني ، المكاتب والكراسي وأجهزة الكمبيوتر ، إلخ.
اللوازم المكتبية هي نوع من الأشياء التي يتم استخدامها على أساس منتظم مثل الملحقات المكتبية الثابتة والبسيطة ، إلخ. بكلمات أبسط ، الأدوات الكتابية التي سنذكرها هنا هي الأشياء التي يتم استخدامها على أساس يومي ، بغض النظر عن الشركة التي أنت فيها. بعض من قائمة اللوازم الأساسية هي:

للأدراج المكتبية:

  • أقلام ، محايات ، مبراة
  • أقلام تمييز
  • مشابك الورق
  • دبابيس دباسه
  • شريط توزيع ، ولفات إضافية من الشريط
  • الغراء
  • الأربطة المطاطية
  • مقص
  • صندوق الأوراق
  • ثقابة
  • آلة حاسبة

للحفاظ على العناصر منفصلة ومنظمة استخدم التنظيم فى درج المكتب

مستلزمات الورق و الطباعة:

  • مغلفات (بجميع الأحجام)
  • ورق الطباعة
  • طوابع بريدية
  • ورق لاصق لتسميات العناوين
  • أدوات كتابية
  • دفاتر الملاحظات
  • حبر الطابعة والأحبار الأخرى بمختلف أنواعها
  • لوازم للحزم البريدية

لوازم الإيداع:

  • خزانة الملفات أو صندوق الملفات
  • كل نوع من ملفات المجلدات ، بالإضافة إلى علامات التبويب
  • تسميات الملفات
  • مؤشرات الفواصل
  • مستلزمات التقويم والتخطيط
  • التقويم (نسخة المكتب أو الحائط)
  • قائمة عمل
  • لوحة بيضاء أو لوحة إعلانات

ضرورة المعدات والوازم المكتبية:

يكمن سر سير العمل في مؤسسة ما في فريقها. يجب أن يظل فريق العمل مركزاً وأن يكون فعالاً . ولتحقيق الكفاءة ، يجب أن يكون الموظف مجهزاً بالأدوات والمعدات واللوازم المكتبية المناسبة.
لا تؤدي المعدات المكتبية واللوازم المكتبية ذات الجودة الجيدة إلى زيادة إنتاجية الموظفين فحسب ، بل تبعث برسالة جيدة إلى العميل والجمهور بشكل عام.
على سبيل المثال ، فإن مكتباً به منطقة استقبال مزدحمة وتحتوي على أوراق لا حصر لها مكدسة على المكاتب يجعل المكان يبدو فوضوياً وغير منظم. وغني عن القول ، أن العملاء المحتملين لا يحصلون على انطباع جيد ، بغض النظر عن مدى جودة العمل أو المنتج. في المكتب ، يجب أن يكون كل شيء في مكانه ، مرتباً بدقة وعليه التسمية بشكل منهجي.
بالإضافة إلى إعطاء انطباع جيد ، فإن هذا من شأنه أيضاً أن يساعد الموظفين في عملهم لأن كل شيء يتم ترتيبه بطريقة سهلة التحديد. مثل هذه الترتيبات تمنع الفوضوية فى المكتب.

قائمة المعدات المكتبية والآلات:

ما هي المعدات واللوازم المكتبية المختلفة اللازمة؟
بعض الأمثلة على أجهزة المكاتب هي أجهزة وشاشات الكمبيوتر ، وماكبنات التصوير وماكينة فرم الورق وطفاية الحريق والأثاث المكتبى من مكاتب وكراسى وغيره، والأدوات الكتابية والأوراق والأحبار، وما إلى ذلك. في الواقع ، قائمة المعدات واللوازم المكتبية لا حصر لها ولكن يمكن تصنيفها على أنها تكنولوجيا وبرامج وأثاث وأدوات كتابية ومكتبية.
كل المعدات والأدوات تلعب دوراً في المكتب. تابع القراءة لمعرفة المزيد عن كل واحد منهم.

أحدث التقنيات في مكان العمل:

لقد قطعت التكنولوجيا شوطاً طويلاً في السنوات السابقة. المكاتب تسير بالطريقة الرقمية وتقلل الحاجة إلى الورق إلى حد كبير.
لم يكتمل بعد عصر المكاتب المكتبية الخالية من الورق ، لكن العالم الرقمي أخذ ما يقرب من 60٪ من حمل المكتب. ومن ثم ، فإن المعدات التكنولوجية المختلفة مثل الطابعات وأجهزة العرض والماسحات الضوئية وآلات النسخ التي يحتاج إليها المكتب تقع ضمن هذه الفئة.
هذه ضرورية لأنها تساعد على زيادة كفاءة الموظفين ، وبالتالي تساعد في النمو الكلي للمنظمة.

بعض المعدات المكتبية التي يتطلبها كل مكتب مذكورة أدناه ..

الطابعات:

يجب أن يكون لدى المكتب الذي يحتوي على كمبيوتر واحد على الأقل طابعة لعمل نسخ مطبوعة من الملفات والمستندات. يجب تخزين المستندات التجارية مثل قائمة المنتجات ، والمعاملات المالية ، والفواتير ، والخطابات ، والتقارير ، وما إلى ذلك كنسخ مطبوعة.
بالإضافة إلى نقل الملفات الإلكترونية إلى تنسيق الورق ، يمكنهم أيضاً إنشاء مستندات مركّبة تحتوي على صور ممسوحة ضوئياً ومعلومات رقمية.

الماسحات الضوئية (إسكانر):

في حين يتم استخدام الطابعة لتحويل المستندات الإلكترونية إلى تنسيق ورقي ، فإن الماسح الضوئي يقوم فقط بنسخ الأوراق لتحويلها إلى تنسيق رقمي. وتشمل هذه الصور الفوتوغرافية ، والإيصالات النقدية ، والنماذج المعبأة باليد ، والرسومات ، وإثبات الهوية للموظفين وحتى صفحات من المطبوعات المطبوعة.
تنسخ الماسحات الضوئية هذه الصور التي تم إنشاؤها على الورق وتحولها إلى تنسيق إلكتروني بحيث يمكن تخزينها على جهاز كمبيوتر أو عبر البريد الإلكتروني.
كان النسخ أو الفاكس هي الصيغة الأكثر استخداماً قبل اختراع الماسحات الضوئية. لا يزال يتم متابعة التصوير في العديد من الأماكن اليوم.

آلات النسخ (تصوير المستندات):

هذه واحدة من أفضل الطرق لتكرار المستند والحفاظ على نسخة مطبوعة خاصة إذا كانت مكتوبة بخط اليد. كان هناك وقت فى الماضى تستخدم فيه المكاتب لتوظيف كتبة ، لإنشاء نسخة مكررة من المستند عن طريق كتابتها أو إعادة كتابتها مرة أخرى.
ومع ذلك ، كانت هذه مهمة صعبة للغاية ولم تكن المطبعة حلاً عملياً سهلاً. واستفادت بعض المكاتب من المطابع الصغيرة ، في حين أن معظمها استعان بالمصادر الخارجية للعمل في مطابع كبيرة. تلاشى هذا ببطء وبدأت المكاتب في استخدام أوراق الكربون ، والدوائر ، وما إلى ذلك. في نهاية المطاف ، بدأ تطبيق خيارات النسخ مثل آلات نسخ الأسطوانات ، وآلات النسخ ، إلخ.

آلات الإملاء:

تعتبر العديد من المكاتب أنه ليس من المهم الحصول على هذه المعدات. ومع ذلك ، هذا هو واحد من أهم المعدات. يتوفر برنامج التعرف على الكلام ولكن ليس بنفس الكفاءة والموثوقية. عادة ، في المكتب ، يتم تسجيل الصوت لأول مرة من قبل شخص ما ، تتم معالجته بتنسيق ملف من قبل موظف ، يتم نقله من قبل موظف آخر يرسل رسائل بريد إلكتروني أو يطبعها لاحقًا.
لا يمكن القيام بكتابة كل كلمة بسرعة وبطلاقة كما يتحدث. وأفضل طريقة للقيام بصياغة المذكرات والحروف من خلال الإملاء والتسجيل ، خاصة لأنه من الأسهل التحدث أثناء أداء مهام أخرى. كانت أشرطة الكاسيت أجهزة إملاء شائعة ، لكن النسخ الرقمية الحديثة أصبحت أكثر شعبية بفضل السهولة والراحة.

أجهزة العرض:

يعد تقديم العروض جزءاً لا يتجزأ من أي عمل مكتبي ، سواء كان ذلك في بناء إستراتيجية أو تدريب الموظفين أو حتى اقتراح عمل.
غالباً ما يكون إلقاء المحاضرات والكلام البسيط محيراً ، وغنياً عن القول ، إن استخدام الطريقة التقليدية القديمة في الطباشير أمر مرهق لأن تدوين الملاحظات أمر صعب. ومن الصعب أيضا العودة إلى نقطة معينة لتوضيح الأمور الغامضة وإجلاء الشكوك.
بالإضافة إلى ذلك ، يجد الأشخاص صعوبة في الاحتفاظ بسجل للاجتماع. تقدِّم العروض التقديمية الوضوح إلى الصورة لمجرد أنه من الأسهل الحفاظ على السجلات وتوضيح الشكوك وإبداء الملاحظات أيضاً.
إذن ، ما الذي يفعله جهاز العرض في العرض التقديمي؟ بسيطة ، تساعد في عرض العروض التقديمية على شاشة أكبر وبالتالي جذب انتباه الجميع. يمكنك أيضاً مشاركة العروض التقديمية مع الزملاء والحاضرين بمجرد إرسالها بالبريد الإلكتروني إليهم.

آلات تمزيق الورق:

إن أجهزة التقطيع تقع أيضاً في فئة المعدات المكتبية الأكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بحماية السرية ، والأعمال التجارية والأسرار التجارية.
ومن المفارقات ، تستخدم آلات تمزيق الورق لتدمير نفس الوثائق التي يعمل الموظفون بجد لإنتاجها. تمزيق اليد هو مضيعة للوقت ومتعبة بالإضافة إلى كونه غير فعال.
آلات تمزيق أوراق تجعل من الصعب بل من المستحيل استعادة المعلومات التى تم تمزيقها. وهي ضرورية للغاية عندما يتم توثيق المعلومات السرية والتقارير المتعلقة بالموارد البشرية.

برمجيات المعدات المكتبية:

في هذا العصر الرقمي ، لا يكفي وجود مجرد جهاز كمبيوتر. أنت بحاجة إلى برامج كافية لتشغيل الكمبيوتر. كل مكتب ، بغض النظر عن مدى صغر حجمه ، يحتاج إلى نظام تشغيل Microsoft Windows. البرنامج صغير ، ولكنه يمثل قوة كبيرة لضمان حسن سير الأعمال.
إنهم ينشئون المستندات ، ويديرون رسائل البريد الإلكتروني ، ويحفظون الكتب ، ويخزنون المستندات بأمان ، يقومون بحماية المستندات ، بل ويضمنون التنسيق مع الفريق. تتوفر مجموعة واسعة من البرمجيات بأسعار معقولة لكل أنواع الأعمال. المشكلة هي اختيار الأنسب لعملك.
إحدى النصائح هي اختيار البرامج الأكثر أهمية كمبتدئ مثل برامج الحماية من الفيروسات وبرامج معالجة النصوص. يمكن الحصول على برامج أخرى مثل إدارة المخزون ، وإدارة جهات الاتصال ، وبناء مواقع الويب ، والصيانة ، وما إلى ذلك عند الحاجة.

أثاث للاستخدام المكتبي:

أثاث المكاتب هو جزء أساسي من المكتب. إذا لم يكن هناك أثاث ، فأين ستجلس أنت والموظفون؟ وأين تخزن كل الملفات والمواد المهمة؟
الكراسي ،المكاتب ، طاولات الكتابة ، المقاعد ، والخزائن هي بعض الأثاث الأساسي بغض النظر عن حجم المكتب. يجب أن يكون أثاث المكاتب متوافقا مع نظام الألوان.
الأثاث من أنواع مختلفة تتراوح من الخشب التقليدي إلى الأثاث العصري. فهي محمولة وسهلة الإدارة وتحتل مساحة صغيرة جداً.

كراسي جلوس:

هناك أنواع مختلفة من الكراسي المتاحة لأغراض المكتب. الأكثر شيوعاً فى الإستخدام هي تلك التي لها نظرة معاصرة ولها راحة الظهر ، مريحة لا تضغط على العمود الفقري.
هناك بعض الكراسى تختلف عن الأخرى فى الحجم. يمكنك أيضاً شراء الكراسي المنجدة مع دعم الظهر الجيد. وهي متاحة بسهولة بأسعار معقولة. بعض الشركات المصنعة توفر حتى الكراسي المخصصة لاحتياجاتك حسب التصميم الخاص بك.

المكاتب:

يجب أن تكون المكاتب غير ضخمة بحيث تملء المكان ولا يتواجد متسع مناسب لحركة الموظفين بسهولة. بمعنى أنه يجب أن توفر مساحة كافية للموظف لترتيب كل الأشياء الخاصة به ولكن يجب أن تحتل المكاتب مساحة صغيرة.
تتوفر بعض المكاتب ذات خزائن التخزين الداخلية التي تشغل مساحة كبيرة. مثل هذه المكاتب هي أيضا ضخمة للتحرك على الرغم من أنها تحقق مهمتين في نفس الوقت.
بدلاً من ذلك ، هناك مكاتب بسيطة توفر السطح للحفاظ على الأشياء الخاصة بك ولكن لا توفر مساحات التخزين. في مثل هذه الحالات ، يمكن توفير خزائن إضافية تناسب المكاتب وتعطي نظرة مريحة للمكان.

الخزائن:

كيف ستقوم بتخزين المواد اللازمة إذا لم تكن هناك خزائن؟ يمكن أن تتم معاقبتك لترك تقارير أداء الموظفين الخاصة بك مفتوحة على المكتب. يجب أن تظل التقارير السرية مغلقة في الخزائن بحيث لا يمكن الوصول إليها بسهولة.
وهذا بالتحديد هو السبب وراء الحاجة إلى الخزائن ، لحجب المسألة الهامة والسرية ، وكذلك لتخزين المواد الإضافية لاحتياجات النسخ الاحتياطي.
الخزائن ذات أحجام مختلفة. يتم توفير الخزائن الصغيرة عادة للموظفين للحفاظ على الأشياء الشخصية كل يوم. وتشمل هذه المواد الضرورية اليومية مثل حقائبهم ، والأغذية ، ومستحضرات التجميل ، الخ. خزائن متوسطة الحجم تخدم أغراض الإدارة. يتم استخدامها لتخزين عناصر الأدوات الكتابية والمكتبية الإضافية مثل الأوراق والأقلام ، إلخ. أما الخزائن الكبيرة فتخدم الأغراض التي يتعذر الوصول إليها، حيث تستخدم لحفظ المستندات السرية والأوراق القانونية والمال وما إلى ذلك.
غالباً ما تكون لهذه الخزائن نظاماً أمنياً ولا يمكن فتحها إلا عن طريق إدارة مختارة للمنشأة. كما أنها تحتوي على مساحة تخزين إضافية لتخزين المعدات المكلفة ووثائق المكتب السرية.

قائمة عناصر الأدوات الكتابية للإستخدام المكتبي:

لا غنى عن الأدوات الكتابية والمكتبية لعمليات المكتب الهامة ، بغض النظر عن كيفية استخدام الكمبيوتر. تلعب الأدوات الكتابية دوراً مهماً في القيام ببعض الوظائف الأساسية في مراحل العمل بطريقة فعالة.
بعض العناصر في قائمة الأدوات الكتابية والمكتبية تشمل الأوراق ، والمجلدات ، والملفات ، والأقلام ، واليوميات ، والتقويمات ، والكباسات ، وآلات الثقب ، والدبابيس الورقية ، والدبابيس ، وأقلام الملاحظات ، إلخ.

الأوراق:

هناك حاجة إلى أوراق مكتب ، فى الغالب حجم A4 في كل وقت لأغراض الطباعة المختلفة. سيكون من الضروري الحصول على نسخة ورقية من مستندات مهمة مثل رسائل التعيين والفواتير والقسائم. يستخدم الورق أيضاً في طباعة أبرز لوحات الإعلانات المهمة.
على الرغم من أن البريد الإلكتروني هو أكثر أشكال الإشعارات شيوعاً ، إلا أنه يتم عرض الإشعارات أيضاً على لوحة الإعلانات ليكون بمثابة إشعار تذكير. هناك حاجة إلى أوراق الملاحظات أيضاً لتدوين الملاحظات خلال الاجتماعات والجلسات التدريبية. يجب توفير كل هذه الأنواع من الأوراق من قبل المكتب إلى الموظفين.

أدوات الكتابة:

إن أدوات الكتابة مثل الأقلام ، وأقلام الحبر ، والعلامات ، وأقلام الرصاص ، وأشياء التمييز ، وحتى لوحات الكتابة هي من بين المفضلات المهنية للمكاتب. يجب أن يتم توفيرها بكثرة نظراً لتكرار عمل الموظفين واستخدامهم للأقلام.

المجلدات والملفات:

المكتب هو مكان تلعب فيه المنظمة دوراً هاماً. ترك الأوراق ببساطة وتكديسها ليس أمراً مقبولاً. تدخل الملفات والمجلدات ، لتجعل الأشياء منظمة. مجلدات المستندات ، وأغلفة التقارير ، وحاملي البطاقات ، والمجلدات تقع كلها في هذه الفئة.

المطبخ أو مخزن المعدات:

قد تبدو متطلبات المطبخ أو المخزن سخيفة لاحتياجات المكتب ولكنها حقيقة غير معلنة. لا أحد سيقبل ولكن الجميع سيعترف بحقيقة أن المكتب الذي لا يحتوي على مرفق لمياه الشرب وآلة لعمل القهوة هي مؤسسة فقيرة تنظيمياً.
ومن الضروري استخدام العناصر الأساسية للأدوات مثل عدد قليل من الكؤوس والصحون ، والملاعق ، والسكاكين ، وموزع مياه الشرب ، وربما آلة عمل القهوة ، لأنها ستكون مفيدة جداً للموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، ينظر العملاء إليه على أنه عامل رعاية للموظفين.

بالطبع ، ما ورد أعلاه ليس بأي حال قائمة شاملة. تختلف قائمة اللوازم المكتبية حسب نوع المنشأة التجارية.

يمكنك القيام بأرشفة الأنشطة الخاصة بعملك حتى يتم ظهورها فى النتائج المتقدمة لمحركات البحث ، وللتعرف على ذلك يمكنك الإطلاع أكثر عن وسائل التسويق الإلكترونى للأنشطة .

جديد قسم : دليل التجهيزات والمهمات المكتبية

–>